Las organizaciones se involucran con los Sistemas de Gestión de la Calidad – ISO 9001:2015 por tres motivadores principales: Por la exigencia del cliente, por ventaja competitiva, y por mejorar la operación interna, y no sólo buscan conocer el qué requerido por este estándar, sino que además desean conocer el cómo llevarlo a cabo, de tal manera que los costos y el tiempo del proyecto no se desborden, y que finalmente alcancen la certificación en un tiempo y cantidad de trabajo prudentes.
Implementar la ISO 9001:2015 no siempre implica el mismo grado de dificultad, la complejidad de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad (SGC en adelante), varía según el tamaño de la organización, el número de procesos, son factores que inciden directamente en el desarrollo de la labor. Sin embargo, hay estrategias para guiar su implementación que ayudan a toda la organización, independientemente de su magnitud.
5 Estrategias para su implementación:
Compromiso de la Alta Dirección: el compromiso de la Alta Dirección es necesario no solo porque la norma lo exige como requisito de la ISO 9001:2015, sino porque de ello dependen los recursos humanos y financieros necesarios para llevar el proyecto hacia el éxito. El compromiso de la Alta Dirección es el eje para el logro de cualquier meta que se trace la organización.
El compromiso de la Alta Dirección se refleja estando presente en todas las reuniones posibles como parte de la implementación, en la asignación de los recursos y herramientas necesarias para el proyecto, en la implementación y comunicación a todos los mandos de la Política del SGC, en cómo involucra a los colaboradores en el logro de los objetivos propuestos.
Evaluación inicial: Como parte de la etapa inicial de la implementación del SGC, se debe realizar una evaluación inicial, es decir un Diagnóstico de la situación de la organización con respecto a la norma ISO 9001. Esto permitirá medir el nivel de cumplimiento de la organización con respecto a los requisitos de la norma.
Si bien es cierto muchas organizaciones no cuentan con un SGC certificado, si cuentan con acciones tendientes a la mejora y el aseguramiento de la calidad, documentación ya elaborada que responde a sus procesos, e incluso aunque no esté documentada, cuentan con buenas prácticas que permitirán lograr más rápido que se vaya implementando el SGC y dar el respectivo cumplimiento.
Formar un equipo de trabajo: Es indispensable que la Alta Dirección asigne a un responsable de la implementación del SGC, y a su vez este conformará un equipo con el personal estratégico para el proyecto, que por lo general con los responsables/jefes de área, este personal deberá responder a los procesos que formen parte del alcance del SGC de la organización y por sus conocimientos y experiencia, facilitar la información necesaria para el proyecto. Todo ello agilizará el proceso al tener sesiones bien aprovechar y evitar reprocesos.
Seguimiento y control de la implementación del SGC: El responsable del SGC y la Alta Dirección deben realizar evaluaciones y seguimiento periódico del avance de la implementación, esto permitirá medir el nivel de cumplimiento hasta la fecha, así como detectar brechas, falencias y oportunidades de mejora en el proyecto. Esperar que se tenga un 100% de implementación teórica y realizar una medición al término de la implementación, probablemente origine un reproceso porque de esa revisión desencadenarán muchas cosas por mejorar al no haber hecho mediciones periódicas.
A demás, mientras se realicen evaluaciones rutinarias del avance, se podrá identificar los cambios en la planificación inicial, para poder ajustar a los porcentajes de avance reales de la implementación y medir en qué etapa se encuentra el proyecto.
Como parte del control a la implementación del proyecto, podríamos decir que es importante llevar un registro de las sesiones de implementación, que permita visualizar las actividades realizadas, los principales acuerdos y las tareas pendientes que vayan surgiendo en cada etapa.
Concientización y entrenamiento al personal: Es importante que todos los colabores, indistinto a su cargo y área en la organización, tomen conciencia del SGC bajo los lineamientos de la ISO 9001:2015, si bien es cierto no a todas las áreas les compete saber las intimidades de la norma, si es indispensable que conozcan los principales ejes del SGC y la documentación transversal aplicable. Esto permitirá que los colaboradores identifiquen el rol y responsabilidad que ocupan en el SGC, para conocer cómo participan de ella y cómo contribuyen al éxito de la misma, de qué manera pueden contribuir al logro de los objetivos propuestos y entiendan los beneficios que trae consigue un eficaz manejo del SGC.
Estas estrategias son descritas de acuerdo a nuestra amplia experiencia diseñando, implementando y auditando Sistemas de Gestión de Calidad. Si tu organización muestra interés y tiene las mejores intenciones de implementar un Sistema de Gestión, comunícate con nosotros para elaborar una propuesta de implementación que se ajuste a la realidad de tu organización.
