En estos tiempos en los cuales las empresas deben utilizar al máximo sus recursos, es necesario que conozcan y usen diversas herramientas que las ayuden con ello.
Por esta razón, es de vital importancia que todas puedan contar con un mapa de proceso, el cual nos proporcionan una guía general de la manera en que se realizan las actividades en una organización.
Los mapas de procesos se pueden desarrollar junto con el equipo de trabajo o definirlos a nivel de dirección. Al utilizar esta importante herramienta, los riesgos relacionados con el control de la operación se reducen.
A continuación, se detallan algunas actividades que considero se debe realizar para la elaboración del mapa de procesos:
- Participación del equipo de trabajo
Se debe convocar a los tomadores de decisión de las diferentes áreas de la organización a la reunión de trabajo, la misma que debe ser realizada por el Gerente o Director de la organización.
- Lugar de trabajo
Debe ser un lugar cómodo y que los participantes no sean interrumpidos durante la actividad, con limitación al uso de celulares para evitar desconcentración.
- Capacitación
Se deberá impartir una capacitación sobre el tema para que los participantes tengan claridad en lo que se realizará, pero más importante, que todos tengan los mismos conocimientos sobre el tema.
- Mapeo de procesos de valor
Para este paso, lo recomendable es que se considere que el cliente es la razón de nuestras actividades. Por ello, debemos colocar al cliente al principio y al final del mapa.
- Mapeo de procesos de apoyo
Luego se determinan a todos aquellos procesos-actividades que apoyan a los procesos de valor, done se podrá encontrar los procesos contables, de recursos humanos, compras, servicios generales, entre otros.
- Mapeo de procesos estratégicos
Aquí se describen todos los procesos relacionados con la dirección de la organización. Los procesos de la gerencia general, gestión estratégica, gestión de calidad, gestión de sostenibilidad entre otros son algunos ejemplos.
El establecer un mapa de procesos, es una actividad dinámica y genera documentos vivos. Vale decir, que pueden realizarse revisiones o readecuaciones en los mismos para mejoras que contribuyan a la satisfacción de los clientes. Recordar que es de suma importancia la capacitación a todo el equipo involucrado antes de realizar el mapa de procesos, porque ello nos dará el éxito.
