El flujo de tareas o también llamado “workflow”, es uno de los factores que interviene en la productividad y el rendimiento de las organizaciones.
El flujo de trabajo es una secuencia de tareas que se desarrollan con el fin de cumplir un objetivo específico, es decir, una sucesión de tareas en los cuales se tiene a cargo documentos o información que se distribuyen a través de los miembros de acuerdo con un conjunto de reglas de procedimiento.
Mediante el flujo de tareas se permite conectar a todos los empleados con todos los procesos de negocio, siguiendo un orden según las funciones que cada miembro cumpla.
Donde aplicar un flujo de tareas
Se puede aplicar a tareas simples como al realizar una lista de quehaceres diarios, hasta en la configuración de un sistema de facturas por cobrar de los clientes.
Importancia del flujo de tareas para las empresas
Para que un flujo de trabajo sea óptimo y así formar parte esencial del éxito del negocio debe ser prácticos y liviano, esto quiere decir, que mientras mejor gestión se realice, mejor resultado brindará.
Un flujo de trabajo bien detallado, permitirá establecer estrategias personalizadas para cumplir necesidades específicas, lo cual se traducirá en accesos más sencillos y rápidos a la información e incremento de la competitividad.
Gestionar el flujo de trabajo
Gestionar el flujo de trabajo ha ayudado a las organizaciones de éxito a seguir avanzando en mejorar sus procesos al pasar de los años. Esta disciplina ha recibido una mayor atención en los últimos años gracias a los sistemas digitales que han automatizado las tareas.
Muchas de las empresas utilizan la gestión de flujo para automatizar las tareas, para identificar las que son repetitivas, las que son cuellos de botella y las que brindan oportunidades de mejora.
Ventajas de la gestión del flujo de trabajo:
- Mejora del cumplimiento: Agilizando los procesos, aplicando la automatización para reducir errores.
- Ahorro de tiempo: Al conocerse las tareas, se enfoca en aquella que necesita más concentración.
- Incremento de colaboración: Estableciendo canales de comunicación claras, además comunicación en tiempo real y acceso a datos de todas las áreas de la organización.
- Mejor gestión de información: Con acceso a historial de cambios para realizar seguimiento de las decisiones tomadas
- Aumento de transparencia: En el flujo de trabajo, se da a conocer las tareas implicadas en el proceso y las que continúan, lo cual mejora la satisfacción laboral e impulsa a la productividad.
- Se simplifica la toma de decisiones al estar delimitadas las responsabilidades de cada colaborador.
- Todos los procesos se integran: Favorece la coordinación.
- Contribuye a una mejor atención al cliente final.
Para lograr un flujo de trabajo en una empresa se necesita de los siguientes pasos:
- Definir los objetivos
- Analizar los procesos en la organización.
- Estandarizar
- Automatizar todos los procesos que se pueda
- Diseñar el flujo de tareas
- Implementar
- Medir los resultados obtenidos
También se puede producir errores en la gestión de flujos de tareas cuando no hay procesos claro, por ejemplo, en la gestión documentaria, en el área administrativa, o no están definidas las funciones que desarrollará cada integrante.
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